Aquí va una pregunta para ti: ¿cuántos escritorios necesitará tu equipo dentro de dos años? Si has dudado, estás en buena compañía. Muchos líderes no saben cuánto espacio de oficina necesitará su empresa dentro de dos años. Eso no es un fallo de planificación; es una lectura honesta de la situación. En una encuesta reciente realizada por Censuswide a 1.000 directores ejecutivos (CEO) y financieros (CFO) de EE. UU. y el Reino Unido para el proveedor de espacios de trabajo IWG, el 60% afirmó que la inteligencia artificial ha hecho más difícil predecir cuánto espacio de oficina necesitarán. Casi tres cuartas partes señalaron que ahora están menos dispuestos a firmar contratos de alquiler a largo plazo. Y casi todos ellos están trasladando los costes inmobiliarios de fijos a variables. Lo entendemos perfectamente. Nadie quiere firmar un contrato de cinco años para una oficina que quizás se le quede grande (o pequeña) en dieciocho meses. Así que aquí va nuestra postura, sin rodeos: no necesitas predecir el futuro. Necesitas un espacio de trabajo que se mueva contigo. Un espacio de coworking ofrece justo la dosis exacta de flexibilidad que las empresas necesitan en estos tiempos de incertidumbre. Tradicionalmente, los contratos de alquiler de oficinas han premiado a las empresas que sabían planificar bien. Estimabas tu plantilla, firmabas por una serie de años y te organizabas en torno a ello. Eso funciona cuando el futuro es bastante previsible. Ahora mismo, no lo es. La investigación de Cushman & Wakefield sobre la IA y el sector inmobiliario aporta un dato muy útil: la IA parece ampliar el abanico de resultados posibles más que cambiar el más probable. La oficina es el entorno más sensible al cambio impulsado por la IA, dada la concentración de ocupaciones bien remuneradas basadas en el conocimiento y una intensidad de uso del espacio históricamente mayor. Las grandes empresas pueden estar dejando expirar contratos y subarrendando oficinas que se han quedado vacías, mientras que otras buscan opciones más pequeñas y flexibles. La asistencia también está cambiando. La encuesta a ocupantes de CBRE de 2026 reveló que el 89% de las organizaciones que utilizan oficinas exige ahora al menos tres días a la semana de presencia física, en comparación con el 78% del año anterior. Mientras tanto, el 23% afirmó que la IA ya está influyendo en su planificación del espacio, y otro 30% espera que lo haga en un plazo de dos años. Cuando el abanico de resultados se amplía, el valor de poder adaptarse aumenta. Limita el coste de equivocarte. Un contrato de largo plazo bloquea la mejor suposición de hoy. Si el fallo es grande, lo pagas durante años. Los compromisos más cortos o ajustables ponen un tope al coste de una mala decisión. Mantiene tus costes al ritmo de tu negocio. Los costes fijos se mantendrán iguales cuando los ingresos bajen. Los costes variables se mueven contigo. Esa es una de las principales razones por las que los departamentos financieros están empujando en esta dirección. Permite que el espacio siga la forma en que la gente trabaja realmente. Los horarios híbridos, los equipos por proyectos y los picos estacionales no encajan de forma limpia en un número fijo de escritorios. Los acuerdos flexibles te permiten adaptar el espacio al uso real en lugar de a una plantilla sobre el papel. Acelera las decisiones. Abrir un nuevo equipo, probar una nueva ciudad o experimentar con un modelo de trabajo diferente es mucho más fácil cuando no requiere un compromiso plurianual de entrada. Mantiene el capital libre. Los costes de acondicionamiento, los depósitos y los compromisos a largo plazo inmovilizan un dinero que podría ser más útil en otra parte mientras las cosas sigan inciertas. La flexibilidad no es gratis, y no siempre es la respuesta adecuada: El precio por escritorio puede ser más alto. Estás pagando, en parte, por el derecho a cambiar de opinión. Si tus necesidades son estables y predecibles, un compromiso más largo puede salir más barato a la larga. Es posible que tengas menos control. El espacio flexible suele traducirse en una menor libertad para personalizar el diseño, la imagen de marca o las instalaciones. La estabilidad también tiene valor. Los equipos que trabajan juntos todos los días suelen beneficiarse de un lugar fijo y dedicado. El cambio constante puede resultar perturbador por sí mismo. Cuanto menos seguro estés y más caro resulte el error, más valor tendrá la flexibilidad. La cuestión no es que lo flexible siempre gane a lo fijo. Es que el equilibrio entre ambos debe reflejar lo incierta que es realmente tu situación. No tienes que elegir entre «todo fijo» o «todo flexible». Estas son algunas formas en que las empresas pueden combinar ambas opciones en un espacio de coworking como Vortex: Un núcleo estable más una capa flexible. Comprométete con el espacio que sabes con seguridad que utilizarás todos los días, y cubre el crecimiento, los picos de trabajo y los experimentos con acuerdos a más corto plazo. Plazos más cortos o cláusulas de salida. Incluso en los alquileres tradicionales, las duraciones más breves o las cláusulas de ruptura aportan capacidad de adaptación. Diferentes formatos para distintas necesidades. Una oficina privada para un equipo que la requiera, puestos fijos para quienes acuden a diario y acceso puntual para las personas que vienen de vez en cuando. Revisiones periódicas. Revisa tus necesidades de espacio cada pocos meses en lugar de una vez cada pocos años. Los operadores de coworking, Vortex entre ellos, ofrecen estos formatos (oficinas privadas, puestos fijos y planes flexibles) con condiciones mensuales o a corto plazo, lo que constituye una forma práctica de llevar las ideas anteriores a la realidad. No creemos en las soluciones únicas para todos. Dependiendo de en qué punto se encuentre tu equipo ahora mismo, hay un plan a su medida. Tu equipo, tu espacio, tus normas. Nuestras oficinas privadas vienen con mobiliario ergonómico, climatización individual, internet de alta velocidad, y limpieza y mantenimiento incluidos. Sin dolores de cabeza por obras ni persecuciones al casero. También disfrutas de acceso ampliado para esas llamadas nocturnas, horas mensuales en salas de reuniones y uso de nuestros espacios compartidos: cocina, zonas de descanso, terraza y cabinas telefónicas. Además, el contrato también es flexible. Elige anual, de 6 meses o mensual, según el grado de certeza que tengas. Ideal para: equipos que buscan privacidad y un lugar al que llamar suyo, sin el peso de un contrato de alquiler tradicional. Un puesto dedicado en nuestra zona compartida, donde puedes dejar tus cosas (y tu pantalla). El mismo sitio, todos los días, rodeado de una comunidad que hace que la jornada laboral sea mejor. Los miembros fijos tienen acceso ampliado y horas en nuestra sala de reuniones pequeña cada mes. Es un plan mensual, por lo que nunca estás atado a largo plazo. Ideal para: equipos pequeños, empleados remotos que quieren un lugar de trabajo real, trabajadores que solo quieren pasar unos pocos días a la semana, y cualquiera a quien le guste mantener una rutina. Nuestro Plan Flex te da acceso a nuestra zona de puestos flexibles (hotdesks) los días laborables, de 8h a 18h, con horas mensuales de salas de reuniones incluidas. Es perfecto si tu equipo es híbrido y prefieres no pagar por escritorios que se quedan vacíos tres días a la semana. Ideal para: equipos híbridos, autónomos y empresas que aún están averiguando cómo es «la oficina» para ellos. Para quienes no están seguros de por dónde empezar, la clave es la flexibilidad. Las empresas pueden empezar con Flex mientras resuelven sus dudas. Pasar a escritorios Fijos a medida que el equipo se asienta. Dar el salto a una oficina privada cuando estén preparados. Y si tu equipo crece antes de que haya una oficina más grande disponible, puedes añadir puestos Flex o Fijos en la zona compartida para salvar la brecha. Eso es seguridad real en tiempos de incertidumbre: no una promesa de quedarse para siempre, sino la libertad de adaptarse.
Sobre la autora: Pamela Muñoz, PR Consultant en Vortex Coworking.
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¿La mejor parte? Puedes moverte entre ellos
